Artículo
DOI: 10.1016/j.estger.2015.03.003
Tendencias en el uso de las tecnologías de información y comunicación para la negociación internacional
Trends in the use of information and communication technologies for international negotiation
Tendências no uso das tecnologias de informação e comunicação para a negociação internacional
Jose Alejandro Cano*, Jose Jaime Baena**
* Profesor Investigador, Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, Universidad de Medellín, Medellín, Colombia. Autor para correspondencia. Calle 4 # 18-55 Int. 1006, Medellín, Colombia. Correo electrónico: jacano@udem.edu.co (J.A. Cano).
** Profesor Investigador, Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, Universidad de Medellín, Medellín, Colombia
Historia del artículo: Recibido el 3 de agosto de 2014 Aceptado el 19 de marzo de 2015 On-line el 29 de mayo de 2015
Resumen
Este artículo identifica las principales tecnologías de información y comunicación (TIC) que se utilizan en el proceso de negociación internacional, clasificándolas por etapas y funcionalidad. Para esto se realizó una revisión de la literatura en bases de datos reconocidas y de alto impacto, con lo cual se construyó una propuesta de etapas en las que se divide el proceso de negociación internacional y una caracterización de las TIC teniendo en cuenta elementos como funcionalidad, herramientas comerciales, complejidad de uso y alcance, entre otros. Se concluye que existe una gran variedad de TIC que apoyan las etapas de la negociación internacional, brindando diversas soluciones a las necesidades específicas de cada empresa respecto al manejo de la información y comunicación.
Palabras clave: Tecnologías de información y comunicación. Negociación internacional. Internacionalización. Fases. Empresas.
Códigos JEL: L86. M15. M16.
Abstract
This article identifies key information and communication technologies (ICT) used in the international negotiation process, classifying them by phases and functionality. A literature review was conducted in recognized and high impact databases, building with this information a proposal of phases for the international negotiation process, and characterizing ICT by elements such as functionality, business tools, complexity and scope of use, among others. We conclude that there is a wide range of ICT to support the stages of international negotiations, offering various solutions to the specific needs of each company regarding to the management of information and communication.
Keywords: Information and communication technologies. International negotiation. Internationalization. Phases. Enterprise.
JEL classification: L86. M15. M16.
Resumo
Este artigo identifica as principais tecnologias de informação e comunicação (TIC) que se utilizam no processo de negociação internacional, classificando-as por etapas e funcionalidade. Para isto realizou-se uma revisão da literatura em bases de dados reconhecidas e de alto impacto, com o qual se construiu uma proposta de etapas nas que se divide o processo de negociação internacional e uma caracterização das TIC tendo em conta elementos como funcionalidade, ferramentas comerciais, complexidade de uso e alcance, entre outros. Conclui-se que existe uma grande variedade de TIC que apoiam as etapas da negociação internacional, proporcionando diversas soluções às necessidades específicas de cada empresa em relação ao uso da informação e comunicação.
Palavras-chave Tecnologias de informação e comunicação. Negociação internacional. Internacionalização. Fases. Empresas.
Classificações JEL: L86. M15. M16.
1. Introducción
La negociación internacional resulta determinante para el comportamiento de la economía mundial debido a que una gran cantidad de empresas venden su producción a países extranjeros y compran sus provisiones de estos, por lo cual una empresa que opera internacionalmente debe realizar operaciones de importación y/o exportación, las cuales difieren de forma significativa de la manera tradicional de hacer negocios a nivel local (Daniels, Radebaug y Sullivan, 2004).
Con el paso de los años, la implementación de tecnologías de información y comunicación (TIC) en las empresas ha generado el desarrollo de un nuevo paradigma organizacional, y es ahí precisamente donde radica la importancia de estas herramientas, que cada vez inciden en un mejor funcionamiento de las empresas al emplear prácticas de planificación y mejoramiento de procesos, los cuales sucesivamente afectan el rendimiento operativo organizacional (Kleinschmidt, de Brentani y Salomo, 2007).
También se destaca cómo las empresas que han logrado internacionalizarse requieren herramientas que soporten este tipo de procesos de intercambio comercial, dadas las diferencias significativas entre las partes, asociadas al idioma, distancias, marcos legislativos, culturas, monedas, geografía, entre otros aspectos (Gómez y Martínez, 2003). Las TIC en el proceso de negociación internacional ofrecen otros beneficios tales como aumentar la eficiencia a través del ahorro en tiempos totales del proceso y ahorros en gastos de desplazamiento. De igual forma, ofrecen un aumento de la eficacia al reducir malentendidos durante la negociación, brindar soporte en la toma de decisiones, manejar diferentes niveles de formalismo y formas de contactar la contraparte. Adicional a esto, las TIC facilitan la construcción de relaciones, la gestión de información y el planteamiento de alternativas de negociación (Baena y Cano, 2014).
Debido a la importancia que tiene el uso de las TIC en la negociación internacional, esto ha hecho que el tema sea objeto de estudio de múltiples autores, los cuales han presentado investigaciones que se enfatizan en un grupo delimitado de TIC, como el caso de Thompson y Nadler (2002), Morris, Nadler y Kurtzberg (2002) y Papastathopoulou y Avlonitis (2009), que se enfocan en el correo electrónico, teléfono y fax; Narasipuram (2008), por su parte, estudia sistemas para la construcción de escenarios y toma de decisiones, mientras que Johnson y Cooper (2009a) y Bilos y Kelic (2012) se concentran en la mensajería instantánea y las redes sociales; respecto a Kersten y Lai (2007), estos autores investigan sobre sistemas de soporte a la negociación, o negotiation support systems (NSS), y sistemas de negociación electrónica, o electronic negotiation systems (ENS).
Uno de los trabajos que más se ha aproximado en abarcar un rango más amplio de TIC para la negociación internacional es el caso de Low y Ang (2011), quienes estudian tecnologías como correo electrónico, teléfono, fax, sistemas de toma de decisiones, mensajería instantánea, redes sociales, NSS y videoconferencia; sin embargo, en su trabajo hace falta una mejor estructura en la caracterización de dichas tecnologías, y abarcar otras TIC que son importantes en el proceso de negociación internacional. En otros campos del conocimiento, autores como Correa, Gómez y Cano (2010) logran realizar una caracterización estructurada y uniforme de las TIC para la gestión de almacenes.
Debido a esto, el presente artículo tiene como objetivo identificar, a través de una revisión de la literatura, las diferentes TIC que pueden complementar y mejorar las fases o etapas del proceso de negociación internacional. Partiendo entonces de esta lógica, en el apartado metodológico se presentan las fuentes de información consultadas para identificar artículos, que por su contenido y pertinencia permitieron una mejor comprensión del aporte que ofrece cada una de las TIC a la negociación internacional. Luego, en el marco teórico se describe primero la influencia de las TIC en el proceso de negociación internacional, presentando las diferentes etapas o fases que se requieren para llevar a cabo este proceso, contrastando trabajos importantes de diversos autores (Lim y Murnighan, 1994; Kersten y Lo, 2001; Kersten, 2003; Braun et al., 2006) que en los últimos años han investigado en este campo. De esta forma se generan esquemas y tablas para facilitar la descripción de las etapas de la negociación internacional y explicar así beneficios, utilidades y formas de aplicar las TIC en dicho proceso. Posterior a esto, en la segunda parte del marco teórico se profundiza en la importancia de las TIC en el proceso de negociación internacional.
Como resultado del análisis de la información recolectada en la revisión de literatura, se realiza una caracterización de las TIC que se consideran útiles en la negociación internacional, resaltando aspectos importantes como funcionalidad, nombre de herramientas comerciales, etapas de la negociación en las que son útiles, complejidad de manejo, tipo de comunicación que ofrecen, tipo de información a gestionar e intercambiar, grado de especialidad y autores que han investigado respecto al tema.
En la parte final del artículo se presentan las conclusiones y líneas de trabajo futuras que se obtienen como consecuencia de la investigación llevada a cabo.
2 Metodología
Para plantear el problema de la investigación que trata este artículo se llevó a cabo una búsqueda de información académica consultando principalmente bases de datos de alto reconocimiento e impacto académico como ISI, SCOPUS, ScienceDirect y EBSCO, combinando campos de búsqueda con conceptos como TIC, tecnologías de información, telecomunicaciones, negociación internacional, internacionalización, etapas y fases de la negociación, negociaciones electrónicas, entre otros, los cuales se utilizaron tanto en inglés como en español.
Posteriormente, con los resultados de las diferentes búsquedas que se realizaron combinando los conceptos mencionados anteriormente, se verificó que los artículos efectivamente abordaran la temática de TIC en los procesos de negociación internacional. Una vez verificados los artículos, se crearon fichas bibliográficas que permitieron identificar que no existen caracterizaciones profundas sobre las TIC que apoyan el proceso de negociación internacional. Igualmente se reconoció que existen diversas opiniones sobre la cantidad y cobertura de las etapas de este proceso, lo cual permitió plantear como objetivo de la investigación caracterizar las TIC que se utilizan en el proceso de negociación internacional, clasificándolas por funcionalidad y etapas del proceso en las cuales se utilizan.
Por lo tanto, con la estructuración de las investigaciones y trabajos realizados por distintos autores sobre las TIC que se aplican en la negociación internacional, se elaboró un análisis histórico en donde son identificados aquellos autores con mayor número de publicaciones sobre este tema, además de los periodos con mayor cantidad de publicaciones al respecto. Luego se generó una propuesta para dividir el proceso de negociación en 3 etapas específicas y así facilitar la asociación de las TIC en cada una de estas; y de igual forma se construyó una caracterización de estas tecnologías, que abarca su funcionalidad, herramientas comerciales, grado de complejidad, tipo de información que permiten gestionar, entre otros aspectos.
3 Marco teórico
Dentro del marco teórico se abordará la influencia de las TIC en las etapas del proceso de negociación internacional, y posteriormente se abarcará el tema de la importancia de las TIC en este proceso, generando así el sustento teórico para luego profundizar en la caracterización de estas tecnologías.
3.1 La influencia de las TIC en las etapas y fases de la negociación internacional
Dentro de las operaciones de intercambio comercial a nivel internacional se destaca el caso de la compraventa internacional, que, según Gómez y Martínez (2003), se entiende como aquella operación mercantil por la que una de las partes que interviene como exportador se obliga a transmitir cualquier tipo de bien o servicio a un importador, el cual tiene la responsabilidad de pagar una cantidad de dinero puntual, todo ello considerando que este intercambio puede llevarse a cabo bajo diferencias significativas asociadas al idioma, marcos legislativos, usos y costumbres, monedas, geografía y aduanas; por lo cual resulta clave planificar lo mejor posible todo este proceso de negociación.
Siguiendo la lógica anterior, es preciso hacer énfasis en torno a los procesos y a los pasos a seguir en una negociación, los cuales pueden variar dada la multiplicidad de elementos que pueden surgir durante una importación y/o exportación. Por lo tanto, se puede explicar el proceso de negociación desde algunos trabajos como el llevado a cabo por Lim y Murnighan (1994), en cuyo caso se analizan las fases de la negociación internacional desde la lógica de discusión de precios y en función del tiempo, proponiendo 4 fases: propuesta, mensaje, concesión y acuerdo.
Se pueden mencionar también los aportes de Kersten y Lo (2001), quienes inicialmente trabajaron la negociación desde la combinación de software y TIC, todo ello describiendo la negociación a través de 3 fases: pre-negociación, conducta de la negociación y arreglos posteriores. Luego, Kersten (2003) tendió a resumir en 4 etapas el proceso de la negociación: primero, preparación y búsqueda del conocimiento; segundo, negociación; tercero, acuerdo y arreglos posteriores, y cuarto, integración de aprendizajes de la negociación. Cabe destacar que los aportes de Kersten y Lo (2001) y de Kersten (2003) incluyen variables como el número, características y roles de los participantes, entre otras, las cuales, en términos generales, pueden hacer más compleja toda la negociación internacional.
De forma similar, Braun et al. (2006) establecen que la negociación puede entenderse a partir de 5 fases: planificación, ajustes de la agenda y exploración del entorno, intercambio de las ofertas y argumentos, alcance del acuerdo, y conclusión de la negociación. En consecuencia de lo anterior, Kersten y Lai (2010) proponen dividir el proceso de negociación en 6 etapas: planificación, exploración, intercambio, acuerdo, conclusión y evaluación.
En la tabla 1 se presentan las fases propuestas desde la perspectiva de los diferentes autores, donde cada uno expone una forma de entender el complejo proceso de negociación internacional, el cual incluye actividades de discusión de precios o bargaining. En estas actividades se confrontan valores y diferencias culturales, además de elementos asociados a la conducta y comportamiento general de los negociadores, con el fin de llegar a un acuerdo o consenso (Dabholkar, Johnston y Cathey, 1994). Respecto a la discusión de precios y condiciones de contratación, esta se puede identificar como una operación fundamental para configurar acuerdos, definir las fases de una negociación y establecer su duración, dependiendo de las concesiones y las solicitudes llevadas a cabo por las partes en dicha operación (Lim y Murnighan, 1994; Kersten y Lo, 2001; Kersten, 2003; Braun et al., 2006).
Tabla 1 División del proceso de la negociación internacional en fases
Fuente: elaboración propia.
No obstante, para efectos prácticos, a partir de las etapas mencionadas en la tabla 1, en este artículo se propone sintetizar el proceso en 3 etapas: la preparación, el diálogo y el cierre. Estas etapas denotan con mayor simplicidad la función propia de la negociación internacional, recopilando y contrastando algunas etapas propuestas por otros autores, tal como se muestra en la figura 1, y facilitando de esta forma la identificación, elección y asignación de las TIC para la negociación internacional, lo cual busca mejorar el desempeño de los procesos empresariales (Aguilar, Bustamante y Cano, 2013).
Figura 1 Proceso de negociación internacional y aportes según la literatura.
En este sentido, es posible destacar que dentro de cada una de las 3 etapas de negociación internacional propuestas anteriormente se abarcan las actividades y operaciones de todo el proceso de negociación internacional, resaltando allí la simplicidad y la facilidad de comprensión del proceso. Respecto a esto, la figura 2 representa las fases propuestas para el proceso de negociación internacional, en donde se resalta que este inicia con la etapa de preparación, al identificar la necesidad de vender o comprar un producto en el exterior. En esta etapa, las empresas que exportan y/o importan deberán rastrear una contraparte potencial además de definir cuáles serán su objetivos, intereses y prioridades, y planear de mejor forma todo el proceso, ya que pueden existir factores como el tiempo, la cultura, las posiciones y los intereses, entre otros, que afecten la dinámica de la negociación (Ching, Ma y Manove, 1993).
Figura 2 Proceso de negociación internacional.
Una vez se tienen los elementos mencionados en la etapa de preparación se entra en la siguiente etapa de la negociación que es el diálogo, donde se puede generar varias veces un intercambio de propuestas dependiendo de la discusión de precios y condiciones de contratación en la negociación. Este intercambio de propuestas se realiza hasta el punto en el cual exista suficiente información y claridad entre las partes respecto a parámetros y condiciones de negociación tales como la descripción, las características técnicas y la cantidad del producto, los tiempos de entrega, las capacidades empresariales, logísticas y comerciales de ambas partes, los controles de calidad, los precios, las formas de pago, el cubrimiento de riesgos, los términos de negociación, las garantías y el soporte técnico, entre otras, con lo cual se puede acceder a la última etapa de la negociación.
En el momento en que se requiera más información de la contraparte o de las condiciones y parámetros que se están negociando se recurrirá de nuevo a la etapa de preparación (Dabholkar et al., 1994), para luego intercambiar de nuevo información, generar comunicaciones y discusiones de precios que permitan llegar a un consenso, siendo factores determinantes la regulación de la comunicación, la flexibilidad de los diálogos y el intercambio de posiciones para lograr éxito en la negociación (Drake, 2001; Maudet, 2003). Como aclaración, generalmente la etapa de diálogo comienza al terminar la etapa de preparación, pero en algunos casos el proceso de negociación podría iniciarse en la etapa de diálogo cuando el proveedor/cliente internacional es quien busca a la empresa.
La última etapa de la negociación es el cierre, donde las partes, luego de emplear diversas estrategias y habilidades, además de emplear TIC asociadas a Internet que facilitan la ejecución de transacciones (Stavrovski, 2004; Bosch, Wacker y Mandl, 2008), encuentran puntos en común y formalizan una relación comercial por medio de un contrato, llegando al fin del proceso de negociación.
Igualmente es importante agregar que las etapas del proceso de negociación internacional pueden desarrollarse haciendo uso de TIC con una intensidad y frecuencia que dependerá de las necesidades y preferencias de la organización. No obstante, es relevante señalar que, según Cano y Baena (2013), este tipo de herramientas mejoran considerablemente las relaciones comerciales de las organizaciones que realizan procesos de importación y/o exportación.
En la tabla 2 se presenta con mayor profundidad la descripción de cada una de las fases o etapas del proceso de negociación internacional, especificando los alcances, las actividades y las operaciones, y la función principal de las TIC en cada una de estas.
Tabla 2 Etapas del proceso de negociación internacional
Fuente: elaboración propia.
Se debe aclarar que para el caso de aquellas empresas que realizan operaciones de comercio exterior rutinarias con clientes y/o proveedores actuales no se requiere acudir a una negociación internacional, debido a que las condiciones para realizar las transacciones e intercambios comerciales ya se acordaron a través de un proceso previo. No obstante, una vez que se requiera cambiar algún parámetro o condición en la compraventa de productos, se deberá acudir nuevamente a las etapas de preparación, diálogo y cierre para modificar los contratos y acuerdos comerciales que se tienen vigentes con la contraparte.
Según lo visto en la tabla 2, las etapas del proceso de negociación internacional pueden desempeñarse con el apoyo de TIC, por lo cual se hace relevante destacar la importancia de las TIC en dicho proceso, y resaltar el papel que estas juegan para mejorar su eficiencia y eficacia.
3.2 Importancia de las TIC en la negociación internacional
Las TIC han cambiado drásticamente la forma de llevar a cabo los negocios; es por ello que las actividades empresariales han tendido progresivamente a ser desarrolladas en línea gracias al uso de Internet. Esto lleva a que las nuevas teorías y modelos para la negociación se ejecuten bajo un entorno on-line, encontrándose herramientas informáticas y de comunicación cada vez más especializadas e idóneas para optimizar las operaciones de intercambios entre las empresas a nivel internacional (Yoo, Kwon, Kim, Shang y Lee, 2007). En un proceso de negociación internacional se pueden emplear TIC para soportar las etapas que se presentan en este, satisfaciendo las necesidades de las partes de forma eficiente y eficaz. De hecho, existen distintas TIC que influyen en la negociación internacional y que se especializan de acuerdo con el nivel de servicio esperado por las partes, generándose así un modelo de gestión determinante para el intercambio de bienes y servicios a nivel internacional (Karhunen, Eerola y Jäntti, 2007).
En efecto, dentro del campo de la negociación y de los intercambios comerciales se han logrado avances significativos promovidos por uso de Internet y sus servicios conexos, en donde se generan modelos de negocio conocidos como negocios electrónicos o e-business, y el comercio electrónico o e-commerce, en cuyo caso se planifican y desarrollan estrategias para los intercambios y se definen las condiciones operativas de la transacción. Así las empresas pueden comprar y vender productos además de participar en una cadena de suministro dedicada a la compra, planificación y programación, logrando en algunos casos la automatización de los intercambios entre cliente y proveedor (Su et al., 2001).
Igualmente, en un proceso de negociación las variables son tan diversas que es imprescindible disminuir la incertidumbre, por lo cual cada vez es más común emplear TIC especializadas con un enfoque de toma de decisiones multicriterio para analizar aspectos propios de la preparación de la negociación (Chen y Huang, 2007; Kersten y Lai, 2007). Esta implementación de TIC en el proceso de negociación internacional ha propiciado la aparición del concepto de organización virtual, debido a la capacidad de llevar a cabo transacciones sin importar la distancia o la ubicación geográfica; por lo tanto, el desarrollo de todo este modelo constituye un interesante modo de cumplir a cabalidad las peticiones de clientes o proveedores al obtenerse un ahorro en costos y tiempos operativos y administrativos (Nami y Malekpour, 2008).
Se deduce entonces que existe una multiplicidad de TIC, siendo las más importantes las relacionadas con Internet, que asimismo se utilizan para direccionar las estrategias empresariales a partir de la gestión eficiente de información y comunicaciones, lo cual deriva en efectos positivos dentro de las fases de negociación. Igualmente, el desarrollo de TIC para la negociación internacional dinamiza notablemente los intercambios, y su uso incide en el aprendizaje organizacional a través de la creación y el conocimiento de modelos de gestión que finalmente brindan automatización empresarial y traen consigo altos niveles de satisfacción (Su et al., 2001; Lopez-Nicolas y Soto-Acosta, 2010).
4 Caracterización de las TIC en la negociación internacional
Con la información obtenida en la búsqueda de literatura sobre TIC en el proceso de negociación internacional se procedió a analizar la diversidad de trabajos que han sido publicados alrededor de este tema, de los cuales se tuvieron en cuenta un total de 70 publicaciones. En la figura 3 se observa que en los años 2011, 2012 y 2009 es donde se registra el número más alto de publicaciones, con un total de 10, 8 y 8 trabajos, respectivamente. Con esta información también se evidencia que del total de trabajos revisados para la caracterización de TIC en la negociación internacional, el 76% de trabajos se publicaron en la última década, es decir, entre los años 2005 y 2014.
Figura 3 Número de publicaciones por año de TIC y negociación internacional.
En los 70 trabajos analizados se identificaron un total de 166 autores, de los cuales solo 5 de ellos cuentan con 2 o más publicaciones. Esta información se presenta en la tabla 3, donde se resalta que el autor con mayor número de publicaciones tenidas en cuenta en esta investigación es Kersten, quien ha enfocado sus trabajos principalmente en sistemas NSS y ENS.
Tabla 3 Autores con mayor número de publicaciones
Fuente: elaboración propia.
Con los trabajos analizados se procedió a la creación de un listado de TIC para la negociación internacional, el cual para cada tecnología describe su funcionalidad principal, herramientas comerciales y los autores relacionados encontrados en la revisión de literatura. Luego se categorizó el total de TIC según su enfoque funcional en comunicación, en información y en comunicación e información, tal como se muestra en las tablas 4-6.
Tabla 4 TIC para la negociación internacional con enfoque en comunicación
Fuente: elaboración propia.
Tabla 5 TIC para la negociación internacional con enfoque en gestión de información
Fuente: elaboración propia.
Tabla 6 TIC para la negociación internacional con enfoque en comunicación y gestión de información
Fuente: elaboración propia.
Es de notar que en la tablas 4-6 se presenta una amplia lista de TIC que se pueden utilizar para apoyar el proceso de negociación internacional, teniendo en cada TIC una opción diferente para procesar información, comunicarse con la contraparte o realizar ambas actividades según la necesidad que surja en una negociación internacional.
De igual forma, se aclara que, tal como se muestra en la tablas 4 y 6, muchas de estas tecnologías requieren que las partes que participan en la negociación (comprador y vendedor) tengan acceso y uso de una misma tecnología para facilitar que las señales e información que parten del emisor puedan recibirse por parte del receptor. Esto se hace más evidente y explícito para TIC tales como mensajería instantánea, correo electrónico, almacenamiento en la nube, videoconferencia y e-procurement. En el caso del teléfono, telefonía móvil y VOIP, se puede hablar de una compatibilidad entre dichas tecnologías debido a que una comunicación iniciada por teléfono puede ser captada por parte del receptor con tecnología VOIP, y viceversa. En el caso de blogs y foros, portales y aplicaciones web de empresas, portales y directorios electrónicos especializados, y redes sociales no es estrictamente necesario que quien vaya a recibir la información requiera tener estas tecnologías, ya que en la mayoría de los casos basta contar con acceso a un navegador de Internet y conexión a la web. Así mismo, para sistemas como los NSS y ENS, en ocasiones no se requiere que ambas partes en la negociación tengan estas tecnologías, con lo cual una de las partes, al tener un sistema de intercambio electrónico de datos o electronic data interchange (EDI), correo electrónico, mensajería instantánea y videoconferencia, puede suministrar información valiosa y suficiente hacia la parte que utilice sistemas NSS y ENS.
Como complemento a la información anterior, la tabla 7 presenta para las TIC enfocadas en comunicación e información una descripción de la complejidad, formalidad en la comunicación, tipo de comunicación y tipo de información que permiten gestionar. Respecto a las TIC enfocadas en gestión de información, la tabla 8 muestra una descripción respecto a la complejidad y el tipo de información que permiten gestionar estas tecnologías.
Tabla 7 Características de las TIC con enfoque en comunicación y enfoque en comunicación e información
Fuente: elaboración propia.
Tabla 8 Características de las TIC con enfoque en gestión de información
Fuente: elaboración propia.
Las tablas 7 y 8 muestran el amplio espectro que ofrecen las TIC a quienes dirigen y operan procesos de negociación internacional, con lo cual, según el nivel de conocimiento tecnológico de las partes involucradas, el grado de formalidad deseado, el ambiente cultural donde se desenvuelve la negociación y otros aspectos, se pueden elegir diferentes combinaciones de herramientas que den respuesta a una operación y tarea específica de negociación, ya sea que se requiera una comunicación sincrónica o asincrónica, una comunicación de alta, media o baja formalidad, una complejidad alta, media o baja en su uso y alcance, y un manejo e intercambio de información en texto, imagen, audio y/o vídeo.
Adicionalmente, en las tablas 7 y 8 se asignan para cada TIC las etapas de la negociación internacional en las cuales participan para dar un soporte al negociador, y tal como se describe en las tablas 4-6, este soporte puede abarcar desde una ayuda sencilla al negociador hasta incluso una automatización completa del proceso. En este sentido se presenta la tabla 9, donde se muestra cuáles son las TIC que pueden utilizarse para orientar y soportar cada etapa de la negociación internacional en lo que se refiere a gestión de información y/o comunicación.
Tabla 9 TIC en las etapas de la negociación internacional
Fuente: elaboración propia.
Algo importante que se debe resaltar respecto a las TIC para la negociación internacional es que algunas de estas tecnologías se ofrecen a nivel comercial en un solo paquete informático, lo cual facilita al usuario integrar en una sola herramienta diferentes formas de comunicarse con la contraparte, minimizando la necesidad de inversión y de capacitación para el manejo de tecnologías. En este sentido, se pueden encontrar en el mercado paquetes tecnológicos que ofrecen simultáneamente herramientas de videoconferencia, mensajería instantánea y VOIP; otras ofrecen simultáneamente correo electrónico, almacenamiento en la nube y mensajería instantánea, y por otra parte, otras brindan simultáneamente sistemas de gestión de proveedores, sistemas ERP y sistemas CRM.
De igual forma, las TIC identificadas en este artículo pueden categorizarse como tecnologías genéricas y tecnologías especializadas en la negociación internacional. Las tecnologías que se consideran genéricas son aquellas que se utilizan a nivel personal y a nivel empresarial en diferentes procesos. Estas por lo general se caracterizan por tener un amplio uso y aceptación por parte de los usuarios, son fáciles de instalar y aplicar a situaciones cotidianas y se encuentran generalmente en versiones gratis o de bajo costo por licencia. Como ejemplo de estas tecnologías se puede mencionar el correo electrónico, la mensajería instantánea, el teléfono y la telefonía móvil, los procesadores de texto, las hojas de cálculo y los sistemas de videoconferencia, entre otras.
Las tecnologías que se consideran especializadas abarcan aquellas que son creadas para uso empresarial, ofreciendo aplicaciones específicas para el procesamiento avanzado de información y la toma de decisiones, por lo cual su uso se delimita a algunos procesos empresariales afines a la negociación internacional. Estas tecnologías tienen un grado medio y alto de complejidad en su instalación y uso, por lo general se adquieren a través de la compra de licencias que tienen costos significativos, y brindan soluciones más acertadas y eficientes para la reducción de costos y tiempos en la negociación. Como ejemplo de estas tecnologías se pueden mencionar el e-procurement, directorios electrónicos especializados, sistemas de gestión de proveedores, ENS, NSS, DSS, entre otros.
Finalmente, es responsabilidad de las empresas que afrontan procesos de importación y/o exportación evaluar si el proceso de elección, apropiación y uso de TIC es adecuado, y si las TIC que están utilizando para apoyar el proceso de negociación internacional dan solución a sus necesidades técnicas y gerenciales, además de desempeñar una función óptima en cada etapa de la negociación.
5 Conclusiones
Bajo el enfoque de diversos autores, el proceso de negociación internacional se divide en diferentes etapas o fases. Sin embargo, las actividades y operaciones que se llevan a cabo en dichas etapas son similares en cada uno de los enfoques encontrados en la literatura, y la delimitación y el alcance de cada fase son el resultado de un análisis realizado a discreción por cada autor para facilitar la explicación de teorías, modelos y aplicaciones. Esto llevó a proponer la división del proceso de negociación en las etapas de preparación, diálogo y cierre para facilitar y simplificar la asignación de cada una de las TIC en la negociación internacional y el aporte que trae cada una de estas al proceso.
La revisión de la literatura permitió identificar una gran variedad de TIC, 22 en total, que se utilizan en la negociación internacional para apoyar las actividades y operaciones que se llevan a cabo en cada una de sus etapas, con lo cual se abren diversas soluciones en cuanto a necesidades del manejo de información y comunicaciones, las cuales abarcan diferentes grados de complejidad en su uso y alcance, grados de formalidad en la comunicación con la contraparte, temporalidad en la comunicación y tipo de información a intercambiar y gestionar.
De igual forma se concluye que existe a nivel comercial una gran variedad de herramientas y marcas comerciales para cada tipo de TIC, con acceso a versiones gratis y con pago de licencias, entre las cuales se encuentran tecnologías genéricas que se pueden utilizar a nivel personal y en diferentes ámbitos a nivel empresarial, y tecnologías especializadas que son creadas para uso empresarial en un campo delimitado a la negociación y afines. Entre las TIC genéricas se pueden mencionar el almacenamiento en la nube, blogs y foros, correo electrónico, digitalización de texto e imágenes, hojas de cálculo, mensajería instantánea, portales y aplicaciones web de empresas, procesadores de texto, redes sociales, software de traducción virtuales, teléfono y telefonía móvil, software de traducción, videoconferencia y VOIP. Entre las TIC especializadas pueden mencionarse el e-procurement, ERP, directorios electrónicos especializados, sistemas de gestión de proveedores, CRM, ENS, NSS, software para la construcción de escenarios, DSS, entre otras.
En definitiva, las TIC tendrán cada vez mayor importancia y participación en cada una de las etapas del proceso de negociación internacional, especialmente aquellas que puedan reemplazar actividades y operaciones rutinarias, y las que ofrezcan un mayor potencial de integración y conectividad con otras tecnologías, facilitando al usuario la centralización de soluciones tecnológicas. Como línea futura de trabajo, se invita a los investigadores interesados en los temas de TIC y negociación internacional a realizar estudios y desarrollar metodologías que permitan explicar para qué tipo de empresa y para qué tipo de negociación resulta más beneficioso utilizar un conjunto determinado de TIC, discriminando su aplicación en cada etapa de la negociación.
Conflicto de intereses
Los autores declaran no tener ningún conflicto de intereses.
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