CONDUCCIÓN DE REUNIONES PARA LA OPERACIÓN EFICAZ DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO*
CARLOS A. FRANCO G.
Ph.D Profesor titular, director del programa de Maestría en Administración de la Universidad Icesi.
Fecha de recepción: 10-12-2003 Fecha de aceptación: 2-3-2004
* Este artículo es la base del Capítulo 10 del libro del autor Equipos de Trabajo y Trabajo en Equipo. Este material no puede ser reproducido ni utilizado sin el permiso escrito del autor.
ABSTRACT
Meetings are very important activities that should be carry out by groups and teams to solve problems and make decision to reach effectively the goals of the organization. In a great majority of cases meetings are developed without following a systematic procedure to optimize them. For this reason many meetings are regarded as a waste of time and therefore quite costly for the organization.
In this paper a systematic set of activities is presented to improve meeting performance. Its application should be a most if the company wants to obtain the best of them. A set of problems common encountered with groups and individual members and the ways to solve them is presented here. Teleconferencing and Web technologies are considered as tools to help conduct the meeting for situations where otherwise the meeting could not be developed due to mobilizations of some key members.
KEY WORDS
Meetings, meeting performance, group and team performance, high performance organization, meeting effectively.
Rating: A
RESUMEN
Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida de tiempo y por consiguiente costosas para la empresa.
En este artículo se presenta un conjunto sistemático de actividades para mejorar el desempeño de las reuniones. La utilización de este proceso es un requisito exigible si la compañía desea obtener los mejores resultados de ellas. Aquí se presentan una serie de problemas que ocurren en las reuniones tanto con los grupos de personas como con los individuos y se incluye la forma de resolverlos. Los sistemas de teleconferencia y de tecnologías web se discuten como ayuda para conducir reuniones que de otra manera no se podrían realizar debido a la movilidad de algunos participantes importantes.
PALABRAS CLAVES
Reuniones, desempeño de las reuniones, desempeño de grupos y equipos, organización de alto desempeño, cómo reunirse con efectividad.
Clasificación: A
INTRODUCCIÓN
Las reuniones son de gran importancia para todas las organizaciones, en particular para aquellas que utilizan equipos de trabajo para realizar actividades diversas. Una gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones.
Las reuniones han mantenido una baja reputación y son materia de muchos chistes y dichos. A pesar de que algunos gerentes las ven como improductivas y como una pérdida de tiempo y por lo tanto costosas, también entienden que sus organizaciones no pueden funcionar sin este mecanismo de comunicación. Entre otros defectos, las reuniones pueden estar desenfocadas, pueden tomar mucho tiempo y algunas veces pueden considerarse innecesarias. Todas estas dificultades, sin embargo, no implican que no posean un valor inherente, pero sí que a menudo ellas no se planean o se planean pobremente.
Los expertos estiman que los ejecutivos de nivel medio gastan alrededor del 30 por ciento de su tiempo en reuniones y conferencias. Por cada diez gerentes con ingresos anuales promedio de $150.000.000, quienes empleen un tercio de su tiempo en reuniones, esta situación se traduce en unos costos salariales de 450 millones de pesos al año en sólo salarios. Aquí no estamos considerando las pérdidas por el potencial no productivo si estas reuniones no pueden producir los resultados deseados.
Si usted desea alcanzar lo más que pueda de una reunión, debe estar en capacidad de entender muy bien lo que ellas significan. Una reunión no es un fin en sí mismo, sino un instrumento para ayudar a lograr una meta. Las reuniones ayudan a los grupos y a los equipos a determinar un curso de acción. Pueden llegar a convertirse en el vehículo más eficiente y efectivo de la comunicación y planeación gerencial, pero únicamente si quienes las organizan y dirigen las planean cuidadosamente, consideran todos los detalles antes, durante y después del evento. La solución a la inefectividad no es reducir su número sino hacerlas más efectivas.
Las reuniones también reflejan las características de las personas que las conducen y las organizaciones que ellas representan. Cuando usted esté realizando una reunión, tenga presente que debe dejar una impresión duradera en su audiencia y seguir las reglas del uso del buen lenguaje. Es importante, por ejemplo, conocer a los asistentes para lograr que su presentación esté al nivel del grupo. Similarmente, su comunicación no verbal, voz, postura y entusiasmo, debe ser segura, abierta e interesada. Si sigue estas directrices y utiliza la información que se presenta aquí, probablemente podrá liderar reuniones efectivas.
En este capítulo esperamos alcanzar algunas metas como: 1) Entender el propósito de las reuniones. 2) Familiarizarnos con los tres tipos de reuniones de los negocios. 3) Conocer qué debemos preparar antes de la reunión. 4) Saber cómo debemos comprometer a los miembros de un grupo para obtener lo mejor de ellos. 5) Familiarizarnos con las ayudas visuales y conocer sus limitaciones. 6) Reconocer problemas comunes y aprender formas de corregirlos. 7) Comprender la importancia de la participación activa en una reunión. 8) Conocer cómo abrir y cerrar una reunión. 9) Aprender cómo debe hacerle seguimiento a la reunión. 10) Entender los beneficios y desventajas del uso de las tecnologías de la inf ormación en las reuniones.
TIPOS DE REUNIONES
Consideraciones generales
La mayoría de las reuniones de negocios se pueden clasificar en uno de estos tres tipos: entrega de información, recepción de información y solución de problemas. Discutiremos estos tres tipos de reuniones en esta sección.
Entrega de información
Durante una reunión de entrega de información, el líder puede presentar hechos, demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema.
La información presentada debe ser bien organizada, concisa y clara. Se debe centrar en unos pocos temas clave. La lista de instrucciones complejas o datos puede presentarse mejor por medio de memos o de informes.
Recepción de información
Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos los participantes.
Las reuniones de recepción de información requieren sensibilidad especial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión. El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo. Las preguntas de tipo abierto son aquellas que contienen las palabras, quién, qué, cómo, dónde y por qué. "¿Qué otros aspectos de esto se pueden considerar? " "¿Cómo se podría hacer esto entonces?"
Solución de problemas
Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. El líder debe proporcionar la información básica necesaria y los participantes sugerir ideas y explorar posibilidades. El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta. Debe hacer preguntas como "¿Será esta una solución factible?" "¿Qué relación tiene esto con la idea?" "Otra compañía lo hace de esa forma; ¿es posible en nuestro caso?" "¿Y cuáles de estas dos soluciones consideran ustedes que es la mejor?", para conseguir que la discusión fluya y poder extraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.
LA PREPARACIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS
Consideraciones generales
Antes de planear una reunión es necesario preguntarse si en realidad se debe realizar. En algunas ocasiones, basta con enviar e-mail o entablar unas pocas conversaciones para lograr el mismo resultado en forma más sencilla. Si se decide hacer una reunión entonces debe planearse cuidadosamente; este es quizá el paso más importante que debe tomar el líder.
Planear una reunión implica crear una agenda que funcione hacia un objetivo específico. Esto significa que uno debe saber lo que desea lograr de la reunión y la forma en que lo hará. Ello ayudará a cristalizar los propósitos de la reunión en las mentes de quienes participan.
La agenda debe incluir una lista de todos los tópicos que han de cubrirse, así como los tiempos asignados a cada uno, también debe señalar el tiempo de iniciación y finalización, la ubicación, la lista de participantes y lo que se espera de ellos.
Aunque el líder es el responsable de planear la reunión, si se involucran participantes en la planeación, ellos estarán más interesados y preparados. Formule las siguientes preguntas por anticipado:
¿Qué soluciones y métodos para el problema parecen factibles?
¿Qué asuntos complicados parecen ser obvios?
¿Cuáles podrían ser los resultados finales?
Incorpore luego sus respuestas en una agenda preliminar y repártala para retroalimentación posterior.
Entregue la agenda a los participantes con suficiente anticipación para que tengan tiempo de prepararla. Distribuya también los anexos que respaldan cada tópico. Esto le permite asumir al líder que los participantes poseen toda la información preliminar.
Es necesario asegurarse de que se ha asignado suficiente tiempo para tratar temas que son controvertidos, altamente complejos o nuevos para el grupo. Similarmente, no presione a la gente más allá de lo que su disponibilidad y sus períodos de atención les permite: una reunión efectiva de negocios toma típicamente una hora. A la hora y media la reunión está llegando a su punto de rendimiento decreciente. Programe recesos si ella puede durar más de dos horas.
La planeación de una reunión efectiva también significa la planeación de los procesos de seguimiento a desarrollar después de efectuarla. Por ejemplo:
Finalmente, asegúrese de tener en cuenta los aspectos físicos tales como asientos, ventilación, acústica, iluminación, sonido, micrófonos, etc. Aun la reunión mejor planeada puede convertirse en un desastre si cada participante no interviene con entusiasmo o si no puede oír o no se siente cómodo.
Objetivos limitados
Con alguna frecuencia las reuniones están condenadas al fracaso por programas excesivamente ambiciosos. Para evitar esto, mantenga los tópicos de la agenda dentro de la misma área del tema tanto como sea posible. Esto mejorará el flujo y minimizará el número de personas que deben asistir. Si hay que incluir temas no relacionados, considere reducir su número. Es difícil cambiar la concentración de los participantes de una materia de gran interés a otra de menor interés.
¿Quiénes deben asistir?
Invite solamente a aquellos que en realidad son necesarios y trate de mantener el número lo más bajo posible. Cada vez que una persona asiste a una reunión le cuesta trabajo a la compañía. Así como las reuniones se consideran herramientas gerenciales, los participantes deben mirarse como recursos gerenciales. Hay que tener en cuenta también que los participantes que no demuestran interés obstaculizan el desarrollo de la reunión y que la asistencia a reuniones innecesarias es frustrante y se considera como una pérdida de tiempo por algunas personas.
Siguiendo estas ideas, es necesario preguntarse lo siguiente cuando se está elaborando la lista de sus participantes:
¿Hasta qué punto la persona estará involucrada con las acciones que resulten de la reunión?
¿Tiene esta persona necesidad actual de un conocimiento especializado en la materia?
¿Tiene esta persona la experiencia o el conocimiento suficientes para brindar una contribución?
¿Es el rango de la persona el adecuado para este grupo? Si no es así, el colaborador puede estar sometido a condiciones psicológicas desventajosas que afectarán la calidad de su participación.
¿Tiene la persona la autoridad y el conocimiento para tomar las decisiones que se esperan en el grupo?
¿Tiene la persona responsabilidad administrativa o legal para revisar o decidir?
¿Podría la persona crear equilibrio proporcionando puntos de vista objetivos o actuando como crítico responsable?
¿Los talentos y responsabilidades de la persona exceden a los de otros?
¿La presencia de la persona podría interferir con la efectividad total de la reunión?
¿Tiene la persona tiempo para participar completamente en la reunión?
Reglas a seguir
Los siguientes puntos, por parecer obvios, algunas veces no se tienen en cuenta, no obstante pueden contribuir al éxito de una reunión.
Coordine con otros jefes de departamento cuando desee tener personas de rango subordinado en reuniones especiales, particularmente si los supervisores mismos están interesados y quieren asistir.
Haga una lista de los participantes en orden alfabético. El líder de la conferencia debe aparecer de último. Si la posición de uno de los gerentes excede la de otros participantes, es aconsejable poner su nombre de primero en la lista.
Presente a los visitantes, recién llegados, invitados especiales y dé a conocer las entidades y cargos de sus posiciones.
Informe sobre cancelaciones o reuniones pospuestas lo más pronto posible, e incluya las razones para el cambio en la programación.
Asegúrese de que las condiciones son completamente claras cuando se deben traer invitados o conferencistas.
Agradezca con llamadas telefónicas o cartas a los invitados y a otros cuya participación estuvo por encima de sus responsabilidades y contribuyeron al éxito de la reunión.
Para ayudarle a mantener su reunión controlada y que sea tan productiva como sea posible, usted puede recurrir al uso de las siguientes herramientas:
Estacionamiento: Antes de la reunión comunique a todos los asistentes, por medio de anuncios o cartas el sitio de estacionamiento. También marque los puestos donde se sentarán. En la reunión explique que cualquier pregunta que surja, que no tenga que ver con el aspecto en sí de la reunión, puede escribirse en un papelógrafo para ser resuelta al final.
Reglas de juego: Para que el grupo pueda operar sin tropiezos, es necesario establecer unas reglas básicas para someterse a ellas, que comprendan cosas como participación, recesos, salida y entrada de personas del salón, uso de teléfonos celulares, llamadas a terceros. Estas reglas se pueden anunciar en un papelógrafo, distribuir o discutir con el grupo.
Evaluación: Al final de la reunión es conveniente evaluar lo que funcionó bien y lo que no se logró con el fin de poder mejorar. Es necesario utilizar un formato que indique lo positivo y lo negativo y fijarse en lo negativo para tomar las acciones a seguir para mejorar posteriormente.
CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN EFECTIVA
Consideraciones generales
Cada reunión tiene un objetivo y la labor del líder es alcanzar el objetivo. Algunas veces es una tarea difícil que requiere que el líder tenga que utilizar sombreros diferentes. Él debe estimular y dirigir la discusión y podría servir de árbitro en disputas, interpretar lo que la gente dice y planear cursos de acción. Cuando la reunión finaliza, todos los participantes deben tener la percepción de que los objetivos se han logrado.
Iniciación de la reunión
El primer paso es establecer una atmósfera amigable, saludando a los participantes cuando estos llegan. Hay que conversar informalmente con cada uno de ellos y presentar entre sí a los que no se conocen. Esto crea una atmósfera de cooperación amigable. También se debe comenzar a tiempo y comunicarles a los participantes cuándo finalizará la reunión. Empezar tarde es una falta de cortesía con las personas que llegan a tiempo.
Una vez se inicie la reunión es conveniente utilizar algo dramático, novelesco o humorístico que pueda enganchar la atención de los participantes para enfocarlos en el problema actual. Reserve la bienvenida hasta que tenga la atención completa del grupo. Algunos participantes han oído esas bienvenidas tan a menudo que han aprendido a no escucharlas. Una vez que se desconcentran, toma un tiempo el volverse a concentrar.
Después de darle la bienvenida al grupo, póngalos brevemente al día en el tópico y revise el problema que se va a tratar incluyendo por qué se formó y por qué es importante. Los informes de los comités y los informes básicos deben representarse aquí cuando forman resúmenes breves. Idealmente deberían haber sido enviados como anexos a la agenda de participantes para que los revisaran antes de la reunión.
Finalmente, exprese en forma detenida y enfática el propósito de la reunión. Si le parece que alguien no lo entendió, repítalo y explíquelo de nuevo. Esté seguro de que todos entienden la razón de la reunión.
Liderando la reunión
Como líder, su responsabilidad personal es lograr las metas de la reunión lo más pronto posible. Así la tarea más básica es lograr que la reunión se mantenga en el tema y en movimiento por medio de la consecución de información y de cifras. Para poder lograr esto bien se requiere:
¿Quién debe responder por la implantación del plan?
¿Podemos conseguir los recursos para que la idea funcione?
¿Qué nuevos problemas se pueden presentar?
¿Se han presentado propuestas similares en el pasado? ¿Qué problemas hubo?
¿Por qué se descartaron los planes?
La reunión no tendrá éxito si usted no explota bien los recursos del grupo. Aquí se presentan algunas sugerencias que se han probado para conseguir el involucramiento de las personas:
Finalmente, observe las siguientes reglas prácticas:
A. Mantenga al grupo informado de dónde se encuentran en el proceso; periódicamente resuma puntos claves y averigüe si están de acuerdo utilizando frases como "¿Están de acuerdo en que este es el paso siguiente?" "¿Qué sabemos hasta ahora?" "¿Estamos listos para avanzar?"
B. Asigne nuevos pasos claros y específicos a lo largo de la reunión.
C. Asegúrese de que su reunión es suficientemente larga para responder preguntas específicas y cubrir completamente el material.
Ayudas visuales y de audio
Hay una cantidad de ayudas visuales y de audio para ayudar a que las reuniones sean efectivas y cada una tiene sus ventajas y desventajas. Cabe recordar que estas son ayudas, más que fines en sí mismos y ellas solas no pueden definir el éxito de la reunión. También es necesario resaltar que se debe evitar hablarle a los aparatos en lugar del grupo. Este es un error común y naturalmente hace perder el rumbo de la reunión.
Aquí desplegamos las principales ayudas y algunos de sus rasgos usuales:
Si utiliza cualquier tipo de videos, dígales a los participantes cuánto dura éste y cuál es su relación con el propósito de la reunión. Ajuste el volumen antes y trate de no apagar las luces para que los participantes tomen notas y no se duerman. Permanezca en el salón durante la presentación ya que el aparato puede fallar.
Problemas y situaciones comunes con el grupo
1. Situaciones con el grupo
No importa qué tan bien se planee una reunión, siempre existirá el potencial para que se presenten ciertos problemas con el grupo. Mientras que las llegadas tardes interrumpen y distraen durante corto tiempo, la reunión puede fracasar si el grupo no está de acuerdo con las ideas que se presentan o si no entienden el tema que se está exponiendo. En el Anexo al final de este capítulo se presenta una lista de posibles problemas, con sus recomendaciones para una probable solución.
2. Situaciones comunes con los individuos
Los individuos de un grupo pueden exhibir uno de los siguientes comportamientos cuya comprensión ayudará a entenderlos mejor y a manejarlos con mayor efectividad.
Demasiados argumentos. Es muy común en particular cuando alguien tiene una personalidad muy combativa o se encuentra disgustado por problemas personales o de trabajo. Solución: No se altere, no deje que el grupo se excite. Trate de encontrar alguna razón por lo menos en uno de los puntos de la persona. Como último recurso hable con la persona en privado durante un receso para determinar qué le molesta y ver si usted puede obtener alguna cooperación.
Hablan demasiado. Hay gente que habla mucho en los grupos por una gran cantidad de razones: porque son habladores, porque se encuentran bien informados y tienen deseos de mostrárselo al grupo o simplemente son participantes entusiasmados que no se dan cuenta de que están hablando mucho. Solución: No trate de ser sarcástico, esa persona se puede necesitar después. Trate de disuadirlo con preguntas difíciles e interrúmpalo con cosas como éstas: "Éste es un punto interesante, veamos qué piensa el grupo ". En general, deje que el grupo se encargue de la persona, en lo posible.
Muy colaboradores. Irónicamente existen personas que ponen una cantidad de esfuerzo para tratar de ayudar al conferencista y que pueden ocasionar que la reunión no tenga éxito, ya que pueden hacer que otros no participen en la discusión. Solución: Dirija sus preguntas a otras personas, o agradezca a la persona pero exprese que desea que otros participen. Pida a la persona que resuma.
Choque de personalidad. Cuando los miembros de un grupo no la van bien, su choque de personalidad puede dividir el grupo en fracciones: Solución: Haga énfasis en los puntos en que están de acuerdo y minimice los puntos de desacuerdo. Lleve a que el grupo se concentre en los objetivos de la reunión y haga preguntas directas sobre el tópico de la discusión atrayendo a otros miembros. Solicíteles a las personas que dejen sus disputas personales a un lado de la discusión del tema central.
Miembros obstinados. Algunas personas no reconocen otros puntos de vista debido a que son muy tercas o porque tienen incrustados supuestos mentales que las mantienen llenas de prejuicios. Un buen ejemplo de ello es cuando las personas se resisten a cambiar la forma de hacer algo, simplemente por el hecho de que siempre lo han hecho así. Solución: Involucre a todo el grupo preguntándole qué opina de la posición de la persona. Mencione que el tiempo es corto y que tendrá mucho gusto en discutir el tema posteriormente, pero pídale a la persona que acepte por ahora el punto de vista del grupo.
Monopolizador. Ejemplo de un personaje que trata de participar y de contribuir, pero en realidad vuelve el trabajo del instructor más difícil, pues impide que otros participen. Solución: Haga preguntas a otros, o agradezca a la persona pero exprese que desea que otros participen. Pídale a la persona que sintetice.
Totalmente equivocado. Esto es cuando un miembro del grupo realiza un enunciado falso. Solución: Asuma la culpa. Diga: "algo de lo que yo he dicho lo ha confundido", y después agregue, "pero eso lo podemos arreglar".
Quejoso crónico. Las personas que se quejan en el trabajo pueden ser insatisfechas crónicas, pueden tener algunas cosas que las irritan o quizá alguna queja legítima. Solución: Si la queja de la persona es legítima, la reunión no es el escenario para presentarla. Recuérdele que el grupo debe operar tanto como sea posible. Dígale que pueden conversar después de la reunión. Involucre al grupo si la persona no tiene una queja legítima y solicite a alguien del grupo que responda.
Murmullos. Hay personas a quienes les gusta mantener conversaciones privadas que duran lo suficiente para atraer la atención del conferencista y no se sabe si hablan del tema de la reunión o de algo personal. De todas formas esta conversación distrae. Solución: No los ridiculice. Llámelos por su nombre y hágales una pregunta sencilla que los atraiga al tema de clase. Al mismo tiempo repita de nuevo lo que venía expresando y solicite la opinión de la persona. Si se puede desplazar en el salón, usted puede ubicarse detrás de los que están hablando, pero solamente debe hacerlo si ello no lo nota el grupo.
No articulan bien. Algunas personas tienen dificultades para traducir sus pensamientos en palabras, a pesar de que entienden bien los conceptos. Ellos requieren ayuda, y el papel del líder en este caso es proporcionarla con tacto. Solución: No diga "¿qué quiere decir con esto?" Diga, "Déjeme repetir esto" y entonces presente su idea en forma más clara. No modifique las ideas de la persona, en lo posible.
No hablan. Hay muchas razones para que los miembros de un grupo participen poco. Pueden estar aburridos, indiferentes, tímidos, inseguros o pueden creer que son superiores a otros. Solución: Independiente de la causa, usted debe atraer el interés de la persona pidiéndole su opinión. Si ella está cerca pregúntele de tal manera que le demuestre su interés especial. De otra forma la persona se puede irritar. Posteriormente puede investigar la razón en forma privada.
Participación en la reunión
Aun si uno no es quien organiza la reunión, el líder tiene la responsabilidad de que se cumplan las metas. Cuando la reunión comienza usted debe conocer su propósito y cuál es su papel en lograr este propósito, debe preparar la información necesaria y conocer la agenda. Si tiene alguna pregunta sobre el tema debe hacerla al organizador.
Siempre llegue a tiempo. Si como participante tiene otros compromisos que se lo impidan hágalo conocer al líder, para que él o ella lo puedan comunicar al grupo al inicio de la reunión. Prepárese para estar hasta el final de la misma.
Participe y discuta sin acaparar la palabra. Haga preguntas que dinamicen la reunión. Recuerde: en algún momento usted también deberá organizar una y si ayuda a sus colegas a lograr los objetivos, ellos posiblemente actuarán en forma recíproca con usted.
Detalle el Anexo al final, para que observe una serie de errores en que incurren los participantes y cuáles son las soluciones posibles. Léalas con cuidado, recuérdelas y téngalas presente para cuando deba asistir a reuniones en su empresa.
Conclusión de la reunión
Es necesario hacer todo lo posible para que la reunión concluya dentro del tiempo programado. Se debe iniciar el proceso de cierre unos cinco minutos antes de la conclusión final, utilizando la siguiente secuencia de siete pasos:
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
Puesto que la meta de una reunión de negocios es determinar un curso de acción, se requiere observar los resultados que deben obtenerse después de una reunión exitosa. Sin importar qué tan efectiva ha sido, sólo tiene éxito si produce resultados.
Si desea obtener éxito de una reunión debe hacerle un seguimiento. Esto implica monitorear el progreso de los participantes en las responsabilidades que les asignaron, mantenerlos informados de los desarrollos relacionados con la reunión usando las actas y sus comentarios y elaborando un documento para distribuir que describa claramente la sesión.
TELECONFERENCIAS Y CONTACTO POR LA WEB
Consideraciones generales
En el mundo de los negocios de hoy, la organización de una reunión es un desafío pues las personas viajan y trabajan juntas en sitios separados. Afortunadamente la tecnología en la forma de teleconferencias y contactos por la web, puede ayudar a satisfacer ese reto.
Las teleconferencias, o llamadas por conferencia, permiten a tres o más personas hablar simultáneamente en un teléfono. Esto hace que las reuniones se puedan organizar con mayor facilidad pues de otra forma las personas no podrían asistir. La desventaja es que el teléfono es un reemplazo imperfecto de las reuniones cara a cara: las conversaciones de los alrededores tienen efectos distractivos, no se observan los gestos y las voces son difíciles de asociar con nombres, a no ser que todos se conozcan bien.
Los contactos por la web son un paso mejorado de las teleconferencias: los participantes hablan y aun se pueden ver, hacer presentaciones y exponer materiales sin necesidad de software especializado. Estos contactos tienen desventajas menores que la teleconferencia pero son muy versátiles y las personas pueden hacer presentaciones y mostrar figuras y anexos.
La elección del servicio de contacto por Web
Si decide hacer una reunión usando el contacto por web, se debe elegir el servicio adecuado. Existen varias opciones con estos proveedores en las diversas empresas que ofrecen servicios de internet. Es necesario averiguar con anticipación para determinar si cumplen las condiciones que se requieren. Mencionemos aquí unas pocas recomendaciones para tener en cuenta:
Requiere colaboración durante la conferencia. La colaboración es una herramienta que permite entregar el control de un documento a otro participante con el fin de editarlo. El participante puede hacer cambios en el documento y los demás lo pueden ver en sus monitores.
¿Con cuáles documentos requiere colaboración?
¿Qué programas de computador se usarán?
¿Necesita que sus documentos se carguen antes de la reunión?
¿Desea evitar el "chat" entre los participantes, pero quiere tenerlo para un período de preguntas y respuestas?
¿Si desea abrir el "chat" debe ser visto por todos, o solamente por los presentadores y quienes lo reciben?
Explore todas las opciones de tal modo que este servicio satisfaga sus necesidades.
CONCLUSIONES
Cuando se usan correctamente las reuniones pueden ser una poderosa herramienta para ayudarle a su organización a lograr los objetivos que se propone. Cuando los miembros de un grupo o equipo participan, las reuniones aglutinan las habilidades y el expertismo de los miembros del grupo o equipo y le permiten decidir el mejor curso de acción o la mejor solución de un problema. Si se utilizan incorrectamente, las reuniones pueden convertirse en un desperdicio de tiempo y dinero para la organización.
El aspecto más importante es la planeación cuidadosa de la reunión. Desarrolle una agenda y seleccione las ayudas audiovisuales con anticipación. También es necesario que mantenga la reunión controlada, involucre a todos los participantes y conserve el orden.
Este texto le ha ofrecido una serie de sugerencias para que pueda concluir sus reuniones en forma más efectiva y lograr así los resultados que se propone.
ANEXOS
A continuación presentamos una serie de anexos que complementan las recomendaciones expuestas en este capítulo.
BIBLIOGRAFÍA
1. Chang, Richard, Kehoe Kevin. Meetings that Work. Jossey Bass. San Francisco 2004.
2. Keatts, M.J. Conducting Meetings. Keatts Publishing. New York. USA 2004.
4. Manage Mentor on Running Meeting. Harvard Business School Publishing. USA 2003.
5. Pepperl, G. Conducting Effective Meetings. Brown Herron Publishing. USA 2004.
6. Streibel, Bárbara. The Manager’s Guide to Effective Meethings. McGraw Hill N.Y. 2003.
7. Timm, Paul R. How to Hold Succesful Meetings. Jossy Bass-San. Francisco 2002.